| Prozess-Nummer | Bezeichnung | Verfahrensbeschreibung | Turnus | Verantwortlich | |
|---|---|---|---|---|---|
| 100-04-001 | Ampel auf Grün setzen | 1. Anmeldung an Kibig-Web 2. Ist-Monatsdaten auswählen 3. Pro Bereich rechts Ist-Belegung auswählen 4. Ampel für die betreffenden Monate auf Grün klicken |
15. Januar 15. April 15. Juli 15. Oktober |
| Prozess-Nummer | Bezeichnung | Verfahrensbeschreibung | Turnus | Verantwortlich | |
|---|---|---|---|---|---|
| 100-04-101 | Abbuchung Betreuungskosten | 1. Anmeldung an Glitzerdrachen-Admin 2. Neue Abrechnung anlegen 3. Zeile 1 und 2 ausfüllen -> speichern 4. Verträge übernehmen 5. XML generieren und prüfen 6. Status -> Durchgeführt & Submit 7. XML-Datei einreichen |
2. Wochenende im Monat | ||
| 100-04-102 | Prüfung Zahlungeingang (SEPA und Kostenübernahme) | 1. Prüfung Rückläufer SEPA 2. Abgleich Zahlungen Jugendamt mit Datei Kostenuebernahme-BUT.ods |
3. Wochenende im Monat |
| Was | Wer | Buchungskonto | Kontonummer | Beleglos |
|---|---|---|---|---|
| Aufnahmegebühr | Umsatzerlöse | 6500 | ||
| Bankgebühren | Einzugskosten | 2703 | ||
| Entgeltabrechnung | Einzugskosten | 2703 | Ja | |
| Mitgliedsbeiträge | Echte Mitgliedsbeiträge bis 300 Euro | 2110 | ||
| Notar-Kosten | Rechts- und Beratungskosten | 6864 | ||
| Sage GmbH | Sage GmbH | Rechts- und Beratungskosten | 6864 | |
| Spenden | * | Spenden | 3220 | |
| Teppiche inkl. Reinigung | Sonstige Raumkosten | 6834 | ||
| Umbuchung | Geldtransit | 705 |
Finanzbuchhaltung
• Mind. Monatlich
• Dokumente: 04_Finanzen 02_Finanzbuchhaltung
• Buchungen und Inventare anhand des Kontenrahmens im Buchhaltungsbutler vornehmen
• Belege zuweisen bzw. noch vom Finanzvorstand einfordern bzw. im Notfall Eigenbelege erstellen
• Übersicht belegloser Buchungen pflegen
• Unbekannte / ungenaue Buchungen an jeweilige Personen melden (z.B. Kostenübernahmen, die nicht eingehen, zurückgebuchte Beitragsgebühren,…)
• 2027 neue Steuererklärung abgeben
Vorbereitung der Kassenprüfung
• Einmal im Jahr
• Dokumente: 04_Finanzen ... 10_Kassenprüfung
• Buchhaltung im Buchhaltungsbutler fertig stellen (keine offenen Belege, Buchungspositionen mehr)
• Im Buchhaltungsbutler Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Anlagenkarteien erstellen und hinterlegen
• Andere Inhalte laut Protokoll zur Kassenprüfung (z.B. Kontoauszüge, Lohnabrechnungen vom Finanzvorstand) bereithalten
• Mit gewählten Kassenprüfern einen Termin vereinbaren und die Checkliste durchgehen und ausfüllen
Lohnbuchhaltung vorbereiten
• Einmal im Monat immer zum 20.
• Dokumente: 04_Finanzen... 03_Personal
• Etwa zur Mitte des Monats crewmeister checken und mit dem Team Ungereimtheiten besprechen insbesondere AUs prüfen
• Krankheits- Urlaubs- und weitere Abwesenheiten von crewmeister in die Excel-Liste übertragen und diese per Mail an die Finanzbuchhaltung schicken (info@us1004.de ... Kirstin)
• Bei Bedarf kurzfristige Beschäftigungsdaten an Kirstin weitergeben
• Dokumente: 06_Personal ... Personaldaten vertraulich ... ÜbungsleiterInnen
• Anfragen des Personals (z.B. Steuerklassenwechsel, Kirchenaustritte, neue Passwörter,…) mit Kiristin absprechen
Überblick über die steuerlichen Vertragsmerkmale der Aushilfen
• Einmal im Monat
• Dokumente 06_Personal ... Personaldaten vertraulich ... ÜbungsleiterInnen
• Excel-Datei monatlich pflegen um Übungsleiterpauschalen nicht zu reißen
• Ggf. Absprache mit Leitungen zur Umwandlung in kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse
Anfragen bearbeiten
• Zuwendungsbestätigungen: 04_Finanzen_09_Steuerangelegenheiten
• Steuerbeschenigungen: im admin ... Betreuungsverträge ... Button oben rechts
Sonstiges - nach Klärung kann dieser Absatz wieder gelöscht werden
Die anderen Aufgabengebiete habe ich lt. dem Überblick übergeben, d.h. da müssten alle jeweils bescheid wissen, bitte noch folgendes absprechen:
o Kostenübernahmen: da pflege ich monatlich die Liste für Franzi, indem ich aus dem Buchhaltungsbutler überwache, welche Kostenübernahmen alles eingehen
o Crewmeister: grds. Macht Markus die Pfege, einige Anfragen oder Änderungen kommen auch bei mir an, da bitte klären, ob Markus das alles übernimmt
o Vernetzungstreffen: wäre schön, wenn sich jemand findet